Con l’entrata in vigore della riforma del condominio (legge 220/2012), l’amministratore ha una serie di obblighi circa la tenuta e la custodia dei registri condominiali. Tali obblighi sono sanciti dall ’art. 1130 del codice civile comma 6 e 7, il quale prevede che l’amministratore deve curare: il Registro di Anagrafe Condominiale, il registro dei verbali delle assemblee, il registro nomina e revoca dell’amministratore, il registro di contabilità. Andiamo ad analizzare il contenuto dei singoli registri. Analizziamo il contenuto dei singoli registri:
Registro di Anagrafe Condominiale.
Il registro di Anagrafe Condominiale contiene le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuto del registro di anagrafe . Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili. Molto importante è la variazione dei dati che deve essere comunicata all’ amministratore entro 60 giorni, in particolare in caso di vendita di un’immobile in condominio, l’art. 66 disposizione di attuazione del cod. civile ultimo comma, stabilisce che chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all’ amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto. Quindi, l’amministratore è il soggetto responsabile alla tenuta e compilazione del registro, difatti se ciò non accadesse si configurerebbe una grave irregolarità per lo stesso amministratore che rischierebbe la revoca dal suo incarico così come previsto dall’art. 1123 c.c. comma 7, revoca che potrebbe essere richiesta anche da un singolo condomino all’autorità giudiziaria.
FAC SIMILE SCHEDA ANAGRAFE CONDOMINIALE
Nome condominio: ______________________________________
Di seguito comunico i dati richiesti per l’anagrafe condominiale prevista dalla Legge 220/12.
Dati anagrafici Titolare: 1
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Dati contitolare: 2
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Dati contitolare: 3
Cognome e nome___________________________________________ nato il _________________
A __________________________ (____) residente a ____________________________________
In via _________________________________ n. _____ cod fisc__________________________
In qualità di : O proprietario , O comproprietario, O usufruttuario, O nudo proprietario, O altro.
Riferimento comunicazioni : recapito telefonico ___________________________________
E-mail o PEC valida ___________________________________________________________
(voglio che comunicazioni e bilanci vengano trasmessi esclusivamente via MAIL ) SI NO
DATI CATASTALI:
Unità immobiliare idintificata catastalmente nel Comune di __________(___) al
Foglio ______ Mappale________ sub ______ piano ________
X abitazione X cantina X ufficio X box X posto auto X locale X negozio
Unità immobiliare idintificata catastalmente nel Comune di __________(___) al
Foglio ______ Mappale________ sub ______ piano ________
X abitazione X cantina X ufficio X box X posto auto X locale X negozio
DATI RELATIVI AL CONTRATTO DI LOCAZIONE / COMODATO (qualora esistente):
L’unità immobiliare principale è stata concessa in locazione / comodato a:
COGNOME E NOME _______________________________________________________________
CODICE FISCALE ___________________________________ tel____________________________
DATI DELLE CONDIZIONI DI SICUREZZA DELL’UNITA’IMMOBILIARE:
Mi risulta che l’unità immobiliare e gli impianti in essa ubicati siano a norma, nel rispetto delle leggi vigenti e conformi alla normativa di sicurezza in vigore. (oppure) segnalo le seguenti circostanze:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Ulteriori dichiarazioni; sono consapevole:
che l’art. 1130 c.c. impone ad ogni condomino di comunicare per iscritto ogni mutamento dei dati sopra riportati entro 60 gg dall’avvenuta variazione e che in difetto di comunicazione l’amministratore li acquisisce addebitandomene ogni costo;
che a norma dell’art. 1122 c.c. il condomino che esegua opere che comportino modifica delle proprietà individuali o delle parti destinate all’uso comune deve informare preventivamente l’amministratore, che ne riferirà alla prima assemblea utile.
Autorizzo l’uso dei dati qui riportati nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 (legge a tutela della privacy), dichiarando di averne ricevuto la relativa informativa.
Allegati (l’invio dei documenti di proprietà e delle visure non è obbligatorio):
documento di identità allegato SI NO
Data
firma del dichiarante
Registro dei verbali e delle assemblee
Per quanto riguarda le riunioni condominiali è necessario che durante le stesse venga redatto un verbale, e l’amministratore è il custode del registro dei verbali. Il comma 7 dell’art. 1130 c.c. stabilisce che in tale registro devono essere annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni, nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta, allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato.Pertanto, è necessario accanto all’art. 1130 c.c., leggere anche gli artt. 1138 c.c. e 1136 c.c.. Infatti, l’art. 1138 c.c. comma 4 prevede che il regolamento di condominio è allegato al registro dei verbali, nel mentre l’art. 1136 c.c. comma 7, stabilisce che alle riunioni assembleari si redige processo verbale sul registro verbali.Possiamo dire che oltre ad essere obbligatorio il verbale va anche redatto con attenzione, per tale compito l’assemblea nomina un segretario che ha come compito quello di inserire ogni informazione o discussione avvenuta in assemblea. Il verbale deve contenere preliminarmente alcune informazioni fondamentali, quali: l’elenco dei partecipanti inclusi i millesimi e le eventuali deleghe, il nome del presidente e del segretario, l’ordine del giorno, il controllo della regolarità di convocazione all’assemblea, l’eventuale raggiungimento del quorum necessario, e solo successivamente si potrà passare a discutere sui singoli capi. Durante la discussione dovranno essere riportate tutte dichiarazioni e le annotazioni richieste e solo dopo si passerà alla votazione. In fase di votazione dovranno essere riportati tutti i nominativi dei soggetti che hanno votato in maniera favorevole, contraria, e gli astenuti nonchè l’esito finale della deliberazione. Ogni verbale deve essere firmato dal presidente e dal segretario.In ogni caso, è importante specificare dove è possibile tutte le informazioni necessarie, al fine di evitare che si possano presentare contestazioni ed eventuali impugnazioni.
Registro nomina e revoca degli amministratori
Sul registro di nomina e revoca deli amministratori vanno annotate, in ordine cronologico, le date di nomina e revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Tale annotazione è utile anche perché ai sensi dell’art. 1129 c.c gli amministratori revocati dall’Autorità Giudiziaria non possono essere rinominati dall’assemblea.
Registro di contabilità
Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti del condominio in entrata ed uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate. Pertanto possiamo dire che il registro di contabilità è un documento che serve ad avere una maggiore trasparenza della gestione condominiale, l’annotazione delle entrate e delle uscite può essere effettuata, successivamente, nel termine massimo di trenta giorni, rispetto al momento in cui l’entrata e l’uscita è avvenuta, ma quando viene poi trascritta nel registro di contabilità deve essere inserito il giorno reale.
